Auf E-Rechnung umstellen — Schritt-für-Schritt für Freelancer

Der Umstieg muss nicht an einem Tag passieren. Mit sauberen Stammdaten, dem richtigen Format und einer Testrechnung bist du für Kunden und Stichtag vorbereitet — ohne deinen gesamten Workflow neu zu erfinden.

Ob du schon jetzt strukturierte Rechnungen brauchst oder erst ab 2027 bzw. 2028 gesetzlich zur Ausstellung verpflichtet bist: Empfang musst du ab 2025 vorbereiten. Der Umstieg folgt demselben Muster. Dieser Leitfaden ist für Freelancer und kleine Agenturen ohne ERP-Abteilung geschrieben.

Schritt 1: Ausgangslage klären

Pflicht prüfen: E-Rechnungspflicht-Check — wann Empfang und Ausstellung für dich relevant sind.
Kundenanforderungen: Verlangt ein Auftraggeber bereits ZUGFeRD, XRechnung oder ein Portal? Das geht vor dem Gesetzestermin.
Ist-Zustand: Word/PDF, Excel, altes Tool? Notiere, was du behältst und was du ersetzt.

Schritt 2: Stammdaten aufräumen

Fehlerhafte Pflichtfelder sind der häufigste Grund für abgelehnte E-Rechnungen. Prüfe einmal zentral — dann in jedem Tool gleich:

Vollständiger Name und Anschrift (Rechnungssteller und -empfänger)
USt-IdNr. oder Steuernummer — korrekt formatiert
IBAN, BIC (falls relevant), Zahlungsziel
Fortlaufende Rechnungsnummern ohne Lücken
Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum

Bei Kleinunternehmern den Pflicht-Hinweis nach § 19 UStG nicht vergessen — das ändert nichts am Rechnungsformat.

Schritt 3: Format und Tool wählen

Für viele B2B-Freelancer ist ZUGFeRD mit Profil EN 16931 (Comfort) der übliche Weg. Behörden und manche Konzerne verlangen XRechnung — siehe Formate im Vergleich.

Schnelltest: Kostenloser ZUGFeRD-Generator — eine Rechnung erzeugen und PDF prüfen.
Dauerhaft: Workspace mit Kundenstamm, Versand und Archiv — spart Wiederholung bei jedem Projekt.
Empfang: Kann deine Buchhaltung Lieferanten-E-Rechnungen einlesen? Falls nein — früh klären.

Schritt 4: Testrechnung senden

Bevor du alle Kunden umstellst, ein Dry Run mit einem kooperativen Auftraggeber:

ZUGFeRD-PDF erzeugen und per E-Mail oder Portal senden (wie der Kunde es verlangt).
Rückmeldung einholen: Wurde die Rechnung automatisch verbucht?
Fehlermeldungen dokumentieren — oft fehlt ein Pflichtfeld oder falsche USt-ID.
Bei XRechnung: Leitweg-ID und Käuferreferenz vorab beim Kunden erfragen.

Schritt 5: Archivierung und Steuerberater

E-Rechnungen gelten denselben Aufbewahrungsregeln wie PDF-Rechnungen — E-Rechnungen archivieren heißt: vollständig, nachvollziehbar und während der Aufbewahrungsfrist griffbereit — idealerweise unveränderbar abgelegt.

Ordner-Chaos vermeiden — ein durchgängiges Tool oder strukturiertes Archiv nutzen.
Steuerberater: Export (DATEV, Belegliste) und neues Format abstimmen.
Innerhalb des Teams festlegen: Wer erstellt, wer versendet, wer archiviert?

Wie Effitrio den Umstieg erleichtert

Effitrio erzeugt ZUGFeRD 2.3 BASIC aus dem gleichen Formular wie eine normale Rechnung — XML eingebettet, ohne manuelle Nacharbeit. Kostenlos testen; für die gesetzliche Pflicht das vom Kunden geforderte Profil (EN 16931/Comfort oder XRechnung) klären. Im Workspace Rechnungen nach GoBD-Grundsätzen ablegen.